porSINLOPAR
Como controlar as despesas fixas da sua lotérica
Despesas fixas são aquelas que suportam o funcionamento de uma casa lotérica e não se alteram durante os meses ou, quando se alteram, apresentam pequenas diferenças de um mês para o outro.
Algumas despesas fixas somente tem alteração uma vez por ano, como é o caso de aluguel ou do contrato com a empresa de carro forte, permanecendo o mesmo valor durante todo o período de validade do contrato.
Por serem despesas fixas, o lotérico pode pensar que não há tanta necessidade de controle, mas aí está um grande engano: todas as despesas devem ser controladas, tanto as fixas quanto as variáveis, uma vez que é através dos lançamentos de receitas e despesas que se pode chegar ao resultado da lucratividade da empresa.
O controle de despesas deve ser feito mensalmente, com todos os valores lançados e, para não haver qualquer tipo de erro, a melhor solução é instalar um software de gestão financeira, que irá manter a gravação de todas as informações para o fechamento e os relatórios gerenciais de resultado.
O controle através do sistema AGIL
O sistema AGIL é o melhor sistema de gestão de lotéricas do mercado, oferecendo a funcionalidade de registrar cada compra ou cada despesa feita pela casa lotérica.
No caso de uma compra à vista, o valor é automaticamente retirado do caixa e, no caso de uma compra a prazo, o próprio sistema vai gerar uma conta a pagar
As contas podem ser também lançadas manualmente no sistema e, nesse caso, são feitos os lançamentos de débitos que a lotérica tem com fornecedores e com outras empresas.
Através do sistema AGIL é possível controlar todas as despesas fixas, fornecendo ao empresário lotérico o controle total das contas que precisam ser pagas, bem como o controle dos valores totais destinados às despesas da empresa, gerando relatórios detalhados por data, por fornecedor e por período, entre outros.
O sistema, através de suas funcionalidades, também permite informar a quitação de um item ou de várias contas a pagar e, para isso, basta selecionar a conta desejada e selecionar uma opção específica para quitação de contas.
Ao visualizar o relatório de contas e despesas fixas, o lotérico pode fazê-lo através do próprio monitor ou de relatórios impressos.
Na tela, as despesas fixas irão apresentar cores diferentes, com a cor verde indicando as despesas que precisam ser pagas, a cor azul para aquelas que foram pagas parcialmente, a cor preta para despesas que ainda não venceram e vermelha para despesas que estão vencidas e que ainda não foram pagas.
O sistema AGIL é bastante interativo e possui um ambiente totalmente amigável, permitindo direcionar rapidamente de uma tela para outra, no caso de passar da tela de quitação para outra de exclusão de contas a pagar, por exemplo.
Além do controle total de despesas fixas da lotérica, o AGIL ainda oferece a geração de um relatório para certo de contas, onde o lotérico poderá analisar cada uma das despesas fixas, verificando o que deve ser feito com ela.
O sistema de gestão de lotéricas desenvolvido pela DouraSoft vem atender todas as necessidades para o controle efetivo das despesas fixas da casa lotérica. Através dele, é possível controlar todas as despesas fixas, em detalhes, bem como verificar os valores e flutuações de cada despesa.
Para facilitar ainda mais a gestão da casa lotérica, o sistema visa quando uma despesa vai vencer, garantindo ao lotérico que não se esqueça de honrar com seus compromissos.
Ao usar o sistema AGIL da DouraSoft, o empresário lotérico facilita sua vida de gestor e encontra o tempo necessário para controlar as despesas fixas e fazer sua casa lotérica crescer.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
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Ponto dos operadores de caixa: como controlar?
O controle de ponto dos operadores de caixa da casa lotérica só é obrigatório se tiver mais de dez funcionários, tendo como base a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho e a portaria MTPS 3626/91, que determina o registro mecânico, manual ou eletrônico para todo e qualquer estabelecimento (Volto a ressaltar, com mais de dez empregados).
Os funcionários devem anotar o horário de entrada e de saída, assinalando também os intervalos para repouso e alimentação. Esses intervalos podem ser assinalados pelo próprio empregador, não sendo exigido obrigatoriamente que o funcionário o faça.
A marcação do ponto dos operadores pode ser feita através de registros mecânicos ou eletrônicos, através de relógio de ponto, de cartão magnético ou manuscrito, para empresas com menos de 10 empregados.
Um dos meios que está sendo bastante utilizado é através de um sistema computadorizado, tornando mais prática a marcação e atendendo a legislação que trata do assunto.
Para segurança jurídica da empresa, o funcionário deve ter também o comprovante de seu registro de ponto, ou assinar o espelho do cartão de ponto emitido no final de cada mês, para que tenha validade perante o Ministério do Trabalho, no caso de ocorrer uma reclamação trabalhista.
A casa lotérica também deve ter fixado em local bem visível o quadro de horários expedido pelo Ministério do Trabalho, conforme modelo adotado pela legislação. Além disso, é preciso ainda respeitar a tolerância de entrada e saída dos funcionários, que não podem ser descontadas nem computadas como jornada extraordinária.
As variações de horário no registro de ponto não devem ser descontadas e nem pagas quando não exceder o limite máximo de 10 minutos diários. Assim, quando um empregado atrasa para entrar num máximo de 10 minutos, não poderá ter qualquer desconto, também não podendo exigir o pagamento de horas extras dentro desse limite.
Ponto dos operadores – afinal, quem não precisa bater ponto na casa lotérica?
Somente não são obrigados a bater ponto os empregados que fazem qualquer atividade externa, quando não é possível a fixação de horário de trabalho determinado, e esse não é o caso das lotéricas: normalmente o trabalho é feito interno, com os operadores de caixa ocupando os seus postos de trabalho.
A única função que não exige marcação de ponto é a de gerente, que são equiparados, de acordo com a legislação aos diretores e chefes de departamento. Se a casa lotérica tiver um gerente, portanto, este não será obrigado a fazer o seu registro de ponto, uma vez que se trata de cargo de confiança.
O cargo de confiança é considerado, pela legislação como um cargo de autonomia, de poder tomar decisão com relação à empresa, e o gerente de uma casa lotérica, quando o proprietário não permanece o tempo todo dentro da empresa, é quem deve tomar as decisões para melhor direcionar as atividades dos funcionários.
Fazendo marcação de ponto dos operadores com o sistema AGIL
Para as casas lotéricas manterem o controle de ponto dos operadores, o sistema AGIL, da DouraSoft, oferece a funcionalidade dentro do próprio sistema. O lotérico poderá fazer o cadastro de todos os seus funcionários, colocar o horário de trabalho que cada um deve fazer e o sistema somente precisa ser registrado cada vez que o empregado entra ou sai, cumprindo sua jornada e deixando registradas todas as informações. Vale ressaltar que este controle é para uso exclusivamente interno, não tendo validade jurídica.
Com o sistema AGIL, o empresário lotérico atende à legislação e facilita o trabalho do dia a dia das lotéricas e de seu time de colaboradores.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Como evitar ficar sem troco em sua lotérica?
Um dos grandes problemas enfrentados por qualquer estabelecimento, seja comercial ou de prestação de serviços, é conseguir dinheiro trocado, em moedas, para atender os clientes e não ficar sem troco. A casa lotérica, evidentemente, não consegue fugir disso, principalmente porque, embora movimente grandes quantias durante o dia, sempre existem valores quebrados, que exigem moedas para o troco.
Para evitar ficar sem troco, é importante sempre pedir aos clientes dinheiro trocado. Quanto mais trocado, melhor para o movimento do caixa. O responsável pela retaguarda deve também manter um bom volume de moedas, permitindo que todos os operadores de caixa tenham o suficiente para atender o cliente.
Aqui, vale lembrar que, diferente de um bar ou de um supermercado, não há como oferecer diferenças de troco em balas ou chicletes. O cliente vai querer receber o troco em dinheiro.
E, atualmente, com a dificuldade em encontrar moedas e algumas cédulas, é preciso ter sempre uma reserva suficiente.
Uma das facilidades existentes na casa lotérica é a possibilidade de pagar com cartão, embora o caixa TFL só possa receber cartões da Caixa Econômica. Portanto, se houver necessidade e se o cliente tiver cartões da Caixa, é preferível fazer a retirada para o pagamento de suas contas, em vez de receber em dinheiro.
Fazendo reservas de moedas para evitar ficar sem troco
O lotérico, portanto, precisa sempre fazer reservas de moedas e, para ter a quantidade suficiente, precisa se organizar para saber o quanto vai precisar em dinheiro trocado. Essa, certamente, seria uma tarefa bem difícil se não houvesse um sistema de gestão financeira que pudesse manter o controle.
O sistema AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, além de inúmeras funcionalidades, também permite que o lotérico possa manter esse controle.
O sistema possui um menu denominado Retaguarda, que permite o lançamento e o controle de todas as operações que envolvem a operação principal da casa lotérica, ou seja, o dinheiro que entra ou que sai do estabelecimento.
A opção de controle permite saber todos os trocos dos caixas TFL, através de cada operador e de sua movimentação, detalhadamente, inclusive pelas moedas, o que vai evitar que o lotérico seja pego de surpresa, sem ter troco nos seus caixas.
Para manter esse controle, basta entrar no meu Troco, onde estarão todos os valores de cédulas e de moedas, e onde o sistema contabiliza o número de cédulas e moedas por quantidade.
Com essa funcionalidade, além de saber uma média da necessidade de número de moedas e de cédulas pelo valor estampado nas mesmas, o lotérico poderá também fazer a previsão para cada dia de expediente, mantendo o número de moedas e cédulas menores para não ficar sem troco em seus caixas.
Desta forma, na hora de fazer a transferência de valores para a Caixa Econômica, basta separar as cédulas de maior valor e guardar no saldo do caixa todas as moedas e cédulas menores, dentro da média percebida nos movimentos diários.
Sistema AGIL: facilidade para o empresário lotérico
O sistema AGIL vem se desenvolvendo há mais de 20 anos para a gestão financeira das casas lotéricas. Ao longo desse tempo, todas as necessidades vêm sendo atendidas. A cada alteração nos sistemas da Caixa Econômica ou a cada necessidade apresentada pelos empresários lotéricos, os programadores da DouraSoft implementam uma nova funcionalidade.
A funcionalidade de troco foi inserida justamente para atender a uma necessidade cada vez mais comum nos estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços e, como no caso de casas lotéricas, não poderia ficar de fora de um sistema que vem prometendo e cumprindo, ao longo desses mais de vinte anos, atender todas as obrigações e necessidades, para que o empresário tenha disponibilidade de oferecer qualidade na sua prestação de serviços e evitar ficar sem troco.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Como controlar as vendas?
Controlar as vendas de uma casa lotérica é uma necessidade primordial. É através das vendas que o empresário vai saber a lucratividade de sua empresa e as ações que deve tomar para aumentar o número de clientes e garantir a continuidade da empresa.
Com o controle correto das vendas é possível manter a administração bem direcionada, mais alicerçada, já que o movimento da lotérica é diferenciado de qualquer outro estabelecimento de prestação de serviços.
Na casa lotérica somente se trabalha com números, que representam valores que, por sua vez, é na maior parte de terceiros. Do volume movimentado é que saem as vendas, que irão trazer para o lotérico sua receita e possibilitar o cálculo do coeficiente de lucratividade.
Controlar as vendas com um software específico
Para controlar as vendas da casa lotérica é necessário ter um software confiável, como o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft. O primeiro passo para manter esse controle é informatizar a casa lotérica.
Depois de instalado o programa AGIL, o lotérico deverá manter seus operadores de caixa bem treinados, de forma a operacionalizar o sistema, fazendo os lançamentos de forma correta para não gerar erros no fechamento do caixa.
Um sistema operacional, como sabemos, só funciona através da inserção de dados e, como não possui inteligência, quem o manipula deve conhecer todas as ferramentas e funcionalidades.
Portanto, é importante orientar bem cada funcionário para que não aconteça qualquer imprevisto que atrapalhe o bom andamento dos trabalhos e que permita agilizar o atendimento, evitando a formação de filas.
O manual de instruções do AGIL deve estar disponível para qualquer funcionário poder tirar dúvidas em alguns momentos, evitando atropelos durante o controle de seu caixa TFL.
Pelo sistema AGIL, o lotérico ainda tem a vantagem de poder controlar as vendas no momento certo, sabendo como está o movimento em cada caixa TFL, uma das funções mais inteligentes do sistema.
Assim, é possível saber em qualquer hora do dia, como estão as sangrias do caixa e os valores de vendas que estão nos cofres e os que foram enviados para a Caixa Econômica.
O fechamento do caixa permite a emissão de relatórios diferenciados, por cada caixa, e esse fechamento pode ser feito pelo próprio operador, com o acompanhamento no tempo certo pelo gerente ou pelo lotérico. Esses relatórios mostram os valores de venda detalhados, por produtos.
Além das vendas controladas pelo TFL(ou fora deles, como é o caso das TeleSenas), o AGIL também permite fazer o controle de vendas de qualquer item cadastrado como produto, como loteria ou como serviços.
Dessa forma, a casa lotérica pode ampliar a oferta de produtos, como a venda de chips de celulares e outras permitidas pela Caixa Econômica.
O sistema permite o lançamento tanto de vendas à vista como de vendas a prazo, fornecendo ao lotérico maior segurança no controle de cobranças e de clientes que mantém débito com a empresa.
Em cada venda, também é possível emitir um comprovante, que pode ser interessante para o controle e para a conciliação na hora do fechamento de caixa, e, o mais importante, no caso de uma venda a prazo, é que o próprio sistema irá gerar o registro de contas a receber.
O operador de caixa ainda possui a autonomia para atendimento de qualquer cliente que compre a prazo sem precisar pedir autorização: existe um limite de vendas que pode ser cadastrado para cliente e, no caso de excesso, o sistema não libera valores acima do limite de crédito.Esse limite pode ser autorizado através do cadastro de clientes, onde é possível alterar os valores permitidos e controlar as vendas.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Como organizar as despesas da sua lotérica?
Organizar as despesas de uma casa lotérica permite que o empresário lotérico possa tomar as decisões mais acertadas com relação a redução de custos e ao gerenciamento de sua empresa de uma maneira mais completa.
Organizar as despesas é necessário para que se possa acompanhar mais de perto das finanças da lotérica, gerando maiores possibilidades de calcular os custos e de acompanhar o potencial de vendas, projetando a margem de lucro da empresa e permitindo a realização de investimentos de médio e de longo prazo.
Para o empresário lotérico organizar as despesas são necessários alguns passos básicos, sendo o primeiro deles escolher um sistema de gestão apropriado para o tipo de atividade da empresa. Como se trata de uma casa lotérica, o melhor sistema de gestão é o AGIL, um software desenvolvido pela DouraSoft, que permite organizar custos, despesas e receitas de uma forma mais prática e completamente automatizada.
O sistema AGIL é de fácil manipulação, com interface amigável, que permite fazer toda a movimentação e oferece os relatórios e gráficos necessários para conhecer a real situação da empresa.
Como fazer a organização de despesas
O sistema AGIL facilita ao empresário lotérico todos os lançamentos, trazendo, todos os dias, o saldo final do dia anterior, permitindo o sequenciamento dos lançamentos com os saldos anteriores.
No sistema serão lançadas todas as entradas pelas vendas de produtos e serviços, onde são descritas as datas, a origem, o registro e a forma de pagamento, bem como o valor de cada movimentação, acrescentando os valores ao saldo do caixa existente.
Os lançamentos de saída de dinheiro entram diretamente no caixa, registrando todos os destinos e de que forma foi feito o pagamento. Nesse caso é que entra a organização das despesas, devendo ser classificadas em custos fixos, custos variáveis, compras de produtos, etc.
Além disso também é possível lançar as compras que são feitas a prazo, para que esse controle também seja acompanhado.
Organizar as despesas exige a separação entre as despesas fixas e as variáveis.
Despesas fixas
As despesas fixas são aquelas previsíveis e que não possuem muita variação de valor, como, por exemplo, aluguel, salários, obrigações trabalhistas, honorários de contador, energia, água e telefonia, entre outras.
Despesas variáveis
Entre as despesas variáveis, temos todos os valores que, muitas vezes, não são previstas, ou aquelas que sofrem variações maiores de acordo com a produção/venda do produto (Diferentemente das despesas fixas, que independente de produzir/vender terá que ser paga). Essas, muitas vezes, dependem do próprio movimento.
Com todos os lançamentos feitos, através das categorias em suas contas, o lotérico terá o resultado financeiro de toda a movimentação, com o saldo do dinheiro que entrou e que saiu durante o dia, sabendo, ao final do período quanto possui em valores.
Esse saldo define o quanto de receita foi acrescentada à lotérica, devendo ser sempre maior a cada dia. Quando há redução do saldo de caixa, é preciso verificar se as despesas estão sendo acima do esperado e cortar os custos que não são tão necessários.
Cuidados ao organizar as despesas
Para manter o controle financeiro e a organização das despesas, é necessário tomar alguns cuidados, como, por exemplo:
- Separar todas as despesas da casa lotérica dos gastos pessoais;
- Não contabilizar como saldo positivo os cheques devolvidos ou que ainda serão compensados;
- Não deixar contas a pagar em atraso para não pagar juros e multas;
- Fazer as anotações de todas as movimentações bancárias, lançando no sistema;
- Ter a contabilidade sempre em dia, não deixando de anotar nenhum centavo que tenha entrado ou saído no caixa da empresa.
Ao organizar as despesas, o lotérico poderá fazer sua projeção de lucros, tomando os cuidados necessários para aumentar a produtividade.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
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Atividades de um Gerente de Lotérica
Uma lotérica de maior porte, com maior movimento, tem necessidade de um gerente. Um gerente de lotérica, nesse caso, é peça fundamental no processo de funcionamento da casa lotérica, devendo ser ele a pessoa que, em grande parte das vezes, pode sair em campo para uma atividade operacional qualquer, mostrando para a equipe que não está simplesmente no comando, mas que também sabe atuar como um funcionário, seja no caixa ou na retaguarda.
O gerente de uma casa lotérica deve ser escolhido preferencialmente entre os próprios funcionários, entre os que melhor conhecem o funcionamento, que tenham afinidade com outros funcionários e que não demonstrem qualquer superioridade na frente dos outros.
É necessário que seja um profissional motivador, sem se rotular como diferenciado por sua posição, sem criar dificuldades para qualquer outro membro da equipe.
Em outros artigos já comentamos sobre as principais características de um gerente de lotérica, e não custa nada repetir. O profissional, para ocupar o cargo, deve ter as atribuições necessárias exigidas principalmente para unir a equipe.
Uma casa lotérica tem como principal atividade o atendimento ao público e este deve ser feito dentro das melhores regras de conduta, com um operador eficiente no que faz, rápido no atendimento, mas, ao mesmo tempo, cortês, educado, gentil.
Para um gerente de lotérica, o bom relacionamento com todos os funcionários da equipe só vai trazer benefícios para a empresa: funcionários motivados, operadores de caixa que oferecem produtos, pessoas que se comprometem com a lucratividade da empresa.
O gerente de casa lotérica, além de suas atividades, sobre as quais falaremos mais adiante, deve ter sempre a preocupação de analisar e verificar o que está ocorrendo dentro do estabelecimento, atendendo prontamente a todas as necessidades dos operadores de caixa e tornando o serviço mais eficiente.
Um gerente de lotérica deve ser consciente de suas obrigações
Entre as atividades de um gerente de casa lotérica podemos considerar como primeira a consciência com relação às suas obrigações. Isso o torna diferente de qualquer outro funcionário da lotérica.
O comprometimento com suas atividades, a preocupação com a equipe, o perfeito atendimento às necessidades dos clientes, tudo isso faze de um gerente de casa lotérica uma pessoa essencial para a condução do negócio.
A função de gerente de casa lotérica exige um profissional que tenha conhecimento de vendas, que é respeitado por aquilo que representa, que sabe manter uma equipe motivada e que tem a competência de selecionar os melhores, motivando os outros e também se automotivando.
A equipe de operadores de caixa é a alma da casa lotérica e, sem uma boa equipe, certamente a casa lotérica irá perder clientes e tornar-se conhecida como ruim no atendimento.
Assim, o gerente de casa lotérica deve ser a base para a casa lotérica, promovendo o entrosamento entre a equipe, ao mesmo tempo em que executa atividades como as exigidas para a sua função:
- Atendimento a clientes;
- Identificação de oportunidades de melhoria;
- Propor medidas corretivas para o atendimento;
- Acompanhamento de vendas e das operações do caixa;
- Controle de estoque e reposição;
- Conferência do estoque;
- Supervisão de alterações de preços e cartazes de ofertas;
- Supervisão de exposição de produtos e de campanhas promocionais;
- Acompanhamento da rotina dos operadores de caixa.
Ao encontrar um profissional com todas as características apresentadas, o proprietário da casa lotérica poderá ter a certeza de estar contratando um profissional de primeira qualidade.
No entanto, como salientamos anteriormente, a melhor maneira de encontrar o gerente de lotérica certo é preparando um profissional para a função. Não é uma situação para imposição de um profissional, mas sim de promover aquele que se mostrar adequado dentro da equipe de trabalho.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
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Contas a pagar: 6 dicas para lotéricos
Uma casa lotérica com seu controle financeiro atualizado permite ao empresário lotérico avaliar melhor como está o seu capital e o que pode ocorrer no futuro. Havendo o controle de contas a pagar, ele poderá identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de encontrar alternativas para aumentar a lucratividade e investir em sua empresa.
Para montar uma gestão financeira eficiente na casa lotérica, é preciso implantar os controles gerenciais, principalmente com relação às contas a pagar, possibilitando ter as informações que permitam montar um bom planejamento das atividades, enquanto se consegue garantir o capital de giro necessário para o funcionamento da casa lotérica.
O controle de contas a pagar irá fornecer informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que exijam desembolso de recursos e deve ser mantido atualizado de acordo com o que ocorre na realidade.
As contas a pagar compreendem todos os compromissos assumidos pela empresa, através da compra de produtos, de materiais de escritório e de limpeza, de serviços, de salários e impostos, de aluguel e empréstimos e de contribuições, entre outros.
Esse controle deve ser uma tarefa de rotina de qualquer casa lotérica, uma vez que envolve grande quantidade de dinheiro.
Ao fazer o controle de contas a pagar da casa lotérica, o empresário poderá identificar diversos elementos:
- Identificar tudo o que é preciso pagar;
- Havendo qualquer dificuldade, poderá priorizar os pagamentos;
- Analisar quais são os compromissos assumidos e que não foram pagos;
- Fazer todos os pagamentos sem perda de prazo;
- Cumprir com as datas de pagamento para não pagar multas e juros;
- Fornecer as informações para elaborar o fluxo de caixa;
- Fazer a conciliação com os saldos da contabilidade.
Dicas para cuidar de contas a pagar
Para manter o controle de contas a pagar, acompanhe algumas recomendações necessárias e obrigatórias para a casa lotérica:
1. Não fazer mais dívidas do que a casa lotérica possa pagar
Não gastar mais do que é permitido pelo lucro da casa lotérica sempre será a regra mais importante para manter uma boa gestão financeira.
2. Registrar todas as contas da empresa
Não manter os compromissos assumidos pela empresa é um dos grandes problemas para qualquer empreendimento. É necessário ter um controle financeiro rígido para cumprir com todas as obrigações.
3. Fazer o pagamento das contas em dia
O pagamento em dia de todas as contas evita a incidência de juros e multas, o que significa menos dores de cabeça e mais dinheiro em caixa.
4. Antecipação de pagamentos
Quando uma das obrigações a pagar oferece descontos para pagamento antes do vencimento, a melhor coisa é pagar e poupar dinheiro, ganhando mais crédito com o fornecedor.
5. Havendo dificuldades, é preciso negociar
Nunca se deve esperar uma situação piorar. Havendo qualquer problema financeiro na casa lotérica, o melhor é renegociar para não ter maiores problemas.
6. Ter um sistema de gestão informatizado
Para manter o correto controle das contas a pagar é necessário manter um sistema de gestão informatizado, que ofereça os relatórios necessários para acompanhamento das obrigações.
Um sistema AGIL para as casas lotéricas
O melhor sistema de gestão financeira para a casa lotérica é o AGIL, um produto da DouraSoft, especializado em casas lotéricas. As contas a pagar podem ser facilmente controladas, com relatórios atualizados por vencimentos ou por fornecedores, permitindo o controle total sobre as obrigações da empresa.
Os relatórios permitem analisar todos os compromissos da empresa, sabendo o que deve ser pago a cada fornecedor, qual o tipo de pagamento, quanto existe para pagar em cada período, ou seja, todas as informações necessárias para manter as contas a pagar em ordem.
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Gestão de custos para lotéricas – como fazer?
Numa lotérica, da mesma forma que em qualquer empresa, a gestão de custos é essencial para o bom andamento do negócio. Somente através do controle total de custos é que uma lotérica pode manter seu funcionamento, orientando-se por um bom planejamento baseado em números e na organização.
Numa casa lotérica sabemos que não há contas a receber: tudo funciona na boca do caixa. No entanto, como qualquer empreendimento, a casa lotérica tem contas a pagar e, assim, torna-se necessário manter um controle rígido, principalmente pela necessidade de prestação de contas, que deve ser feita para os órgãos federais, através do pagamento de impostos, e para os fornecedores de produtos e serviços.
Sem uma gestão de custos, o proprietário da casa lotérica não poderá saber como está o andamento financeiro da empresa, não poderá ter seu planejamento e, em consequência, corre o risco de receber cobranças jurídicas.
Um empresário de casa lotérica deve, portanto, ter o máximo de cuidado com sua gestão de custos, transformando seu empreendimento em algo lucrativo, podendo fazer investimentos para melhorar o estabelecimento e, desta maneira, conseguindo maior número de clientes.
Veja algumas dicas para fazer corretamente a gestão de custos de uma lotérica:
- Mantenha em dia um plano de negócios
O plano de negócios não é algo para ser feito apenas antes de começar qualquer empreendimento. É um controle que deve ser mantido de forma constante, procurando estabelecer metas e objetivos para a lotérica, podendo, assim, otimizar o trabalho dos funcionários e a gestão da empresa. Com um bom plano de negócios, atualizado conforme o rendimento da empresa, torna-se possível ao empresário ter um direcionamento para o que precisa ser realizado.
- Projeção de resultados
A gestão de custos, utilizando o planejamento financeiro, pode oferecer um elemento importante para o andamento dos negócios: a projeção de resultados, ou seja, o que o empresário pretende conseguir. A projeção de resultados pode ser comparada com os resultados conseguidos para otimizar os processos administrativos e manter a administração da casa lotérica em constante aperfeiçoamento.
- Manter um bom contador
O empresário não tem por obrigação conhecer todas as informações sobre controle de finanças, já que seu maior trabalho está na administração direta do negócio. Portanto, é importante contratar os serviços de um bom contador, que possa tirar todas as dúvidas e oferecer melhor direcionamento para os investimentos que o empresário procura para seu empreendimento.
- Ter um quadro de pessoal bem treinado
O treinamento de funcionários não deve ser visto como custo e sim como investimento. Uma casa lotérica depende praticamente do bom atendimento que os funcionários oferecem aos clientes, ou seja, são os responsáveis diretos pelo faturamento da lotérica. Quando o empresário mantém um quadro de funcionários bem treinado, oferecendo-lhes os recursos necessários para suas atividades, a gestão de custos da lotérica torna-se muito mais prática.
- Controle total sobre custos
A gestão de custos exige um controle total sobre todo o movimento financeiro da lotérica. O empresário deve ter em mente que os registros devem ser feitos diariamente, mantendo a atualização do movimento financeiro e atendendo sua necessidade de conhecer a situação econômica da empresa. Com números atualizados é mais fácil ter a base para encontrar soluções para possíveis problemas.
- Informatização do negócio é a chave
Atualmente tudo está informatizado e uma casa lotérica não consegue escapar dessa necessidade. A comunicação da lotérica com a Caixa Econômica é totalmente online e o controle de gestão de custos também deve ser feito através de um programa específico. O lançamento da movimentação financeira num sistema específico para casas lotéricas irá garantir maior controle sobre o dinheiro e irá manter também melhor controle sobre contas a pagar.
A importância da cultura organizacional para a sua lotérica
A cultura organizacional é uma ideologia que visa a organização do meio de trabalho a fim de melhorar a qualidade de uma empresa, no seu caso, da sua casa lotérica. A organização pode ser o diferencial que poderá definir o sucesso ou o fracasso do seu empreendimento.
Uma empresa que segue a filosofia de uma cultura organizacional possui diversas vantagens, pois a organização ajuda a todos, desde do dono da empresa aos funcionários mais baixos a serem mais produtivos, gerando então maior rentabilidade para o seu negócio.
Para exemplificar melhor a influência da cultura organizacional na sua casa lotérica nós separamos três pontos que se beneficiam só por que essa filosofia está sendo empregada no empreendimento.
Confira:
- Controle do fluxo da casa lotérica: A cultura organizacional vai garantir que os seus funcionários consigam controlar o fluxo de pessoas dentro da casa lotérica. É sabido que em determinadas épocas, as lotéricas ficam extremamente cheias, se a aplicação de organização for aplicada, os seus funcionários poderão lidar com a situação sem maiores problemas, garantindo assim o fluxo constante de pessoas dentro do empreendimento;
- Prestação de serviço com perfeição: A política visando a cultura de organização também resulta em uma prestação de serviço perfeita. Levando em consideração que os funcionários estão bem instruídos, e que a empresa segue essa política organizacional, ficará mais fácil para os atendentes fazerem a prestação de serviço, pois tudo já estará pré-disposto para que os seus funcionários façam o atendimento ao cliente;
- Maior praticidade de gestão empresarial: Isso serve para os gestores, a cultura organizacional também influencia na qualidade de gestão da empresa. Um lotérico organizado consegue gerir qualquer tipo de empresa, porque ele terá maior consciência dos números, saberá quais são as metas, terá consentimento do comportamento dos funcionários e, por fim, poderá guiar a empresa com maestria sem se preocupar com reviravoltas ou qualquer coisa semelhante.
Como você pode ver, a cultura organizacional exerce uma influência importante para o bem-estar do seu empreendimento, porém, não se esqueça que o inverso também é igualmente proporcional. Se a organização consegue melhorar esses setores, imagine o que pode acontecer se o seu empreendimento lotérico for desorganizado? É isso mesmo, não vai ser nada bonito. Por isso que é importante seguir essa cultura, pois todo mundo poderá se beneficiar dos resultados positivos provindos da mesma.
3 dicas para melhorar a cultura organizacional da sua lotérica
- Treinamento da equipe: A cultura organizacional preza que uma equipe bem treinada proporciona ótimos resultados a curto, médio e longo prazo. Esse conceito é uma organização de tarefas, onde você, na posição de gerente, estabelece quais são as funções, obrigações e metas dos funcionários. Ao fazer isso a sua equipe ficará organizada, sem ficar necessitando da sua presença constante para saber se tudo está funcionando como deveria;
- Disposição do ambiente de trabalho e atendimento: Isso é um conceito direto de organização, no caso, do ambiente. Se o design do ambiente é inteligente, dando espaço para os clientes se movimentarem e para os funcionários trabalharem, a sua lotérica acaba se destacando de maneira positiva. Como já foi abordado anteriormente, garantir isso proporcionará o controle perfeito do fluxo de pessoas na casa lotérica;
- Pesquisa de satisfação dos clientes: É essencial da cultura organizacional saber a opinião dos seus clientes. Uma pesquisa de satisfação dos clientes pode lhe oferecer os parâmetros necessários para melhorar a organização do seu negócio, pois ninguém conhece melhor as qualidades e os defeitos da sua casa lotérica do que os seus clientes. A opinião do cliente sempre deve ser bem-vinda.
porSinlopar
Como organizar uma lotérica
Abrir uma lotérica não é uma tarefa fácil. Entretanto, torna-se mais difícil ainda organiza-la de forma que ela caminhe rumo ao sucesso. Por isso é necessário elaborar estratégias para que você maximize os lucros de sua empresa.
Aprender como organizar uma lotérica é algo que vai além do ambiente físico, não basta apenas organizar as atividades mecânicas e as atividades financeiras de um estabelecimento. A organização empresarial engloba a empresa como um todo, ou seja, envolve todos os setores atuando de forma harmônica para que os resultados da empresa sejam maximizados.
Dicas de organização em lotéricas
- Áreas críticas do negócio: dentre todas as áreas que envolvem o funcionamento de uma lotérica, é preciso encontrar as essenciais. Aquelas que envolverão a lucratividade da sua empresa de forma direta. Ou seja, encontre as atividades que servem como suportes para o funcionamento principal do seu estabelecimento. Ex.: Disponibilidade de equipe apta a atender. Mantenha seus TFLs sempre em funcionamento.
- Defina a atividade central da sua empresa: no caso de uma lotérica você já sabe qual a atividade central. Mas, é importante descrever qual o seu objetivo. Por exemplo, maximizar as vendas quais produtos. Pode parecer óbvio para você, mas talvez sua equipe não tenha isso claro em seus atendimentos, ou seja, é preciso pensar qual a área crucial para que isso aconteça.
- Defina as subáreas da sua lotérica: além da área principal que você já definiu, é importante pensar nas áreas conexas, que dão suporte a área principal. Por exemplo: um dos trabalhos anexos de uma lotérica é a prestação de serviços bancários. Apesar de não ser a atividade principal (Normalmente é a venda de loterias), é uma das suas sub-atividades.
- Planejar uma reunião: antes mesmo de fazer a reunião com a sua equipe, é importante planejá-la. Essa é uma das principais formas de como organizar uma lotérica. É importante definir indicadores e estabelecer prazos para analisar futuramente se a reunião realmente surtiu efeito. Você irá discutir as mudanças que devem ser feitas, traçar metas e estabelecer datas plausíveis para que essas mudanças sejam feitas.
Fazer registros: conforme o tempo for passando, é essencial que você use os indicadores definidos na reunião para as áreas que precisam de mudança e para acompanhar como está sendo a evolução dessa organização empresarial. Os indicadores irão mostrar qual área progrediu e qual regrediu, isso vai permitir que você tome decisões para saber se a empresa está organizada. O que você vai fazer nessa etapa é monitorar as estatísticas para visualizar de forma concreta o crescimento da sua lotérica ao decorrer dos meses. Nessa hora ter gráficos para apresentar os resultados a equipe fará toda a diferença.
- Participe do SINLOPAR: outra dica importante de como organizar uma lotérica é fazer parte do sindicato da sua classe. Isso irá te ajudar porque no sindicato você encontrar vários empreendedores voltados para sua área, alguns com as mesmas dúvidas e mesmos objetivos. Conversar com eles, aprender técnicas novas de trabalho e discutir problemas que envolvem sua lotérica pode fazer com que o seu planejamento empresarial melhore. O SINLOPAR oferece para os empresários lotéricos um ambiente de crescimento profissional, para saber como se afiliar a esse sindicado clique aqui.
- Ouça os funcionários: é importante saber quais os problemas vivenciados por todos os setores de sua empresa, principalmente os que ficam no atendimento do seu negócio. Dessa forma, você poderá promover um método de como organizar uma lotérica que seja abrangente e englobe todos os reais problemas que podem estar minando sua lucratividade.
- Delegue funções: é importante também que você consiga delegar funções, ou seja, não centralize todas as responsabilidades para si mesmo. Em uma empresa, é importante conseguir pessoas qualificadas para te ajudar a gerir o negócio. Isso pode fazer com que você não se sobrecarregue e consiga observar a sua lotérica de outro ângulo. Ex.: Encarregue um funcionário para controle de moedas, outro para controlar os regates de Tele Sena, e assim por diante. No começo pode parecer uma ‘bagunça’, mas em poucas semanas toda a sua equipe estará controlando sua lotérica por você.