Esses valores devem ser depositados no dia útil imediatamente posterior ao da apuração, e o lotérico precisa, obrigatoriamente, ter todos os valores fechados e conferidos com a movimentação de seu caixa.
A casa lotérica, por ser uma permissionária da Caixa Econômica Federal, deve cumprir com todas as obrigações estabelecidas em contrato, o que exige do lotérico ou da pessoa responsável pelo controle das contas, o rígido acompanhamento de todas as entradas e saídas de dinheiro nos caixas TFL.
Como otimizar a prestação de contas
É evidente que o relatório emitido pelos caixas TFL é confiável, já que apresenta todos os valores lançados pelos operadores de caixa, mas o lotérico precisa da certeza de que tudo foi feito da forma correta.
No caso de haver necessidade de uma conferência manual, e dependendo do volume de vendas de cada dia, certamente o lotérico terá dificuldade em cumprir com o prazo estabelecido. O controle, atualmente, pode ser feito de maneira totalmente informatizada, utilizando o sistema AGIL, desenvolvido pela DouraSoft.
O sistema AGIL, como o próprio nome já indica, pode agilizar todos os procedimentos necessários para que o lotérico tenha maior tranquilidade em fechar a sua prestação de contas, sem qualquer falha ou erro, uma vez que permite total integração entre os lançamentos do TFL e os lançamentos necessários para o controle interno da lotérica.
No sistema é possível manter o controle de estoque, criando itens e categorias para cada produto vendido pelos operadores e caixa, o que permite que o lotérico, no final do dia, só tenha que conferir os itens realmente existentes para venda. Dessa forma, não é necessário fazer lançamentos em planilhas, controles externos, anotações que podem ser perdidas.
Além disso, o lotérico tem a facilidade de reunir as informações de todos os operadores de caixa no sistema de forma bastante prática, somando todas as informações.
No caso de qualquer diferença, é possível verificar cada caixa TFL para conferência, o que torna mais rápido e mais otimizado o processo de conferência.
Esquecendo controles manuais com o AGIL
O sistema AGIL não otimiza apenas a prestação de contas, embora saibamos que esta é uma das principais operações necessárias, já que se trata de um compromisso diário com a Caixa Econômica (e, também, um compromisso com todos os clientes, que confiam nos serviços prestados pela casa lotérica).
O sistema de gestão permite o cadastramento de clientes, fornecedores, parceiros e outros contatos; possibilita os lançamentos de todas as contas a pagar e a receber, alertando para os dias de pagamento ou de recebimento de contas; permite o cadastro de todas as loterias vendidas pelo estabelecimento, e muito mais.
Com os controles automatizados, o lotérico pode definir quais as loterias vendidas, organizando-as em categorias, definindo o dia do sorteio, as definições bancárias e todas as instruções e detalhes das comissões de cada loteria separadamente.
Essa forma de trabalho otimiza todas as atividades burocráticas necessárias para a casa lotérica, dando mais segurança às operações e permitindo que o lotérico volte-se para as preocupações realmente necessárias para sua empresa: a captação de clientes e a busca por maior lucratividade.
Um sistema de gestão como o AGIL ainda oferece relatórios diários de acompanhamento, mostrando a lucratividade de cada operador de caixa e, por fim, possibilita ao lotérico fazer o acompanhamento em tempo real de toda a movimentação, podendo fazer isso através de cada caixa TFL ou em conjunto, o que vai garantir uma prestação de contas correta, dentro dos padrões exigidos pela Caixa.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
