Como fazer uma reunião produtiva em 20 minutos

7Organizar e realizar uma reunião, seja de negócios, pauta ou planejamento, não é uma tarefa agradável ou das mais simplistas de serem feitas. Garantir uma reunião produtiva é o essencial para que o empreendimento continue em pleno funcionamento. Porém, mais do que proporcionar uma série de ótimos diálogos e exposição de ideias a respeito do trabalho, será que é possível fazer isso em apenas 20 minutos de discussão?

Uma reunião produtiva deve seguir três posicionamentos básicos: Objetivo; avaliação (ideias); e ordem final (início do processo de trabalho). Se os três princípios forem concluídos durante a reunião significa que a discussão foi produtiva. Para garantir isso em apenas 20 minutos é preciso preparação, ou seja, uma postura categórica para que tudo seja feito de maneira rápida e eficiente.

Se você almeja poder desfrutar de uma reunião produtiva não deixe de conferir as dicas deste artigo!

6 dicas incríveis para uma reunião produtiva e rápida

  • Pauta objetiva
    Primeiramente comece elaborando uma pauta objetiva de acordo com os seus interesses. A pauta deve conter exatamente o que você deseja conseguir com sua reunião. Seja objetivo, não enrole e trace a meta que deve ser alcançada quando todos os envolvidos estiverem unidos durante a reunião.
  • Aviso prévio
    Para garantir que sua reunião produtiva ocorra em vinte minutos é indicado que seja feito um aviso prévio sobre a mesma. Não deixe para entrar em contato com o pessoal cinco minutos antes, se possível marque a reunião com uma semana de antecedência e não se esqueça de enviar a pauta para todos. Dessa forma a cabeça das pessoas que participarão da reunião já estará sintonizada nos assuntos a serem tratados. Se você pratica a reunião semanalmente, melhor ainda pois todos estarão sempre atentos.
  • Horário e duração8
    Outra maneira interessante de garantir a produtividade das pessoas convocadas para a reunião é definindo previamente o horário e o tempo de duração da reunião. Esse método mantém os mesmos princípios de sintonizar a cabeças das pessoas, pois elas saberão exatamente quando devem ser apresentar e principalmente saberão ser sucintas para fazer isso em apenas 20 minutos.
  • Apenas o necessário
    Uma reunião produtiva necessita apenas do que for necessário para a realização da mesma, ou seja, não chame toda a sua equipe, convoque apenas quem tiver aptidão para oferecer boas ideias para aquilo que é almejado em pauta. Ter pessoas desnecessárias no local da reunião só vai atrasar todo o processo, e isso não será útil para ninguém.
  • Lidere o grupo
    Lembre-se que essa é a sua reunião baseada na sua pauta, portanto, é você que deve guiar atentamente os passos de todos os envolvidos. Não espere que algum funcionário tome a iniciativa de falar e discutir, seja direto e pergunte aquilo que você quer saber. Saiba extrair rapidamente aquilo que essas pessoas possuem de melhor.
  • Opinião final
    Pouco antes de encerrar sua reunião produtiva não esqueça de perguntar se alguém tem alguma opinião final. Desse modo ninguém levantará a mão após o termino para fazer mais perguntas ou oferecer novas ideias. Isso também é uma boa maneira para incentivar aquele funcionário receoso que não quer falar depois que a reunião acabou.

 

Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422

Tags
Deixe um comentário abaixo
Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Fique por dentro das novidades

Assine nossa newsletter e receba novidades em primeira mão

Confira outros artigos

top
Paid Search Marketing
Search Engine Optimization
Email Marketing
Conversion Rate Optimization
Social Media Marketing
Google Shopping
Influencer Marketing
Amazon Shopping
Explore all solutions