porSINLOPAR
Caixa TFL automatizado: informações na hora!
O controle da movimentação financeira de uma casa lotérica é a ferramenta mais importante para manter a administração da empresa em ordem e atualizada. Se tratando de uma casa lotérica é necessário saber que o mais importante são os números, não só para entender o fluxo da movimentação financeira, mas também com relação à logística, uma vez que a casa lotérica trabalha com dinheiro de terceiros, movimentando um grande fluxo de dinheiro durante o dia.
Portanto, é fundamental que o empresário lotérico tenha em mãos o total controle de sua empresa, controlando, inclusive cada caixa TFL, no momento em que estão sendo feitas as movimentações financeiras, já que todo o processo exige muita precisão para atender às obrigações que a casa lotérica tem com a Caixa Econômica e com todos os clientes, evidentemente.
Com um sistema de gestão financeira informatizado, tudo isso é possível, fornecendo ao empresário lotérico todas as informações que ele precisa, ao mesmo tempo em que maximiza sua utilização do tempo, permitindo-lhe prestar mais atenção ao ambiente, aos clientes, enquanto sua empresa continua organizando-se sistematicamente.
Caixa TFL automatizado para casas lotéricas
Para o empresário lotérico, é importante ter um sistema de controle que gerencie todo o funcionamento da empresa ao mesmo tempo, eliminando todo e qualquer controle manual. Assim, vale a pena trocar todos os métodos de registro em agendas ou cadernos, sem precisar fazer uso de planilhas para fazer os relatórios.
Automatizar os processos de gerenciamento da lotérica deixa o empresário mais confiante para as tomadas de decisões, com a utilização de relatórios e controles dos caixas TFL de forma mais rápida, sem complicações e, o que é mais importante, reduzindo a possibilidade de erros.
O movimento de dinheiro nos caixas TFL é feito pelos operadores de caixa, que devem registrar tudo o que entra e sai da casa lotérica e, no sistema de gestão AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, é possível ter um procedimento seguro, além da vantagem de o empresário poder acompanhar a situação de cada um de seus caixas à distância.
Como é feito o fechamento de caixa TFL no sistema AGIL
O fechamento do caixa TFL no sistema AGIL é feito através do lançamento dos resumos de TFL de cada caixa. Existe uma funcionalidade em que o fechamento é feito de forma correta, uma vez que a maior parte da movimentação e do controle de valores no sistema é através das movimentações de TFL.
A funcionalidade Resumo de TFL apresenta todos os lançamentos, resumidos por operador, exibindo também as tarifas de serviço do Bolão Caixa, entre outros. No resumo, fazendo o acompanhamento, é possível fazer o estorno diretamente, considerando os lançamentos feitos e mantendo a movimentação correta.
Toda essa movimentação pode ser gerenciada pelo empresário lotérico a partir do seu próprio computador, sem precisar se movimentar até cada caixa TFL para analisar o que está acontecendo.
Basta, ao fazer o fechamento do caixa, ao dar reforço de dinheiro ou no momento de fazer a sangria, conferir os valores realmente existentes no caixa com o seu resumo, na tela de seu próprio computador.
Com essa funcionalidade, o controlador da movimentação financeira, seja ele o empresário ou um funcionário responsável, terá condições de atender de forma mais rápida as necessidades do operador de caixa, com o fornecimento de reforço ou para fazer a sangria, sem a necessidade de parar a movimentação.
O sistema AGIL permite exatamente o que seu nome diz: agilizar os procedimentos da casa lotérica para que operadores de caixa TFL e o próprio empresário possam dar a melhor atenção possível ao cliente.
Neimar Mariano de Arruda é Administrador de Empresas, Consultor Lotérico
Especialista em Governança de Tecnologia da Informação e Fundador da DouraSoft
(67) 9.9698-3422
porSINLOPAR
Gestão financeira para lotéricas: 5 erros básicos imperdoáveis
A gestão financeira de uma lotérica exige o máximo de atenção para que nenhum erro seja cometido. Como se trata de um negócio que depende de concessão (da Caixa Econômica Federal), qualquer erro pode trazer consequências graves para o empresário e para seu empreendimento.
Para não cometer qualquer erro, além de um programa informatizado, que possa fornecer todos os relatórios necessários, o empresário também deve ter a constância dos lançamentos, ou seja, manter em dia todos os registros, evitando que eventuais despesas deixem de ser lançadas ou que ocorra algum erro que impossibilite a geração de um relatório correto, que seja coerente com o movimento.
Ao conhecer os erros mais comuns da gestão financeira de uma lotérica, o empresário poderá evitá-los e manter seus registros conforme exigido pela legislação. Veja, a seguir os principais erros que não devem ser cometidos:
1. Não manter um controle financeiro
Evidentemente o maior e pior dos erros é não ter um controle para a gestão financeira da lotérica. Se o empresário se mantém apenas recebendo os repasses da Caixa Econômica e do recebimento dos funcionários, não terá como saber se sua empresa está gerando lucro ou causando prejuízo. Para tomar qualquer decisão com relação à empresa, é necessário manter o fluxo de caixa e o controle geral da empresa.
2. Não separar contas pessoais das contas da empresa
O empresário vive de pró-labore e não dos resultados da empresa. Isso precisa ficar claro desde o início das atividades. Contas da empresa devem ser de responsabilidade do caixa da empresa, enquanto que contas pessoais devem ser de responsabilidade do empresário, usando o seu pró-labore. Para saber como está a situação financeira da empresa, tudo deve ser separado.
3. Não manter uma previsão de custos
Não basta apenas saber os resultados da empresa. O empresário lotérico deve manter também uma previsão de custos de curto e médio prazo, sabendo quanto terá que desembolsar pelo menos nos dois meses mais próximos. Com essa previsão, não terá surpresas se, no momento de pagar uma conta mais alta, não tiver dinheiro em caixa. Os compromissos da empresa devem ser levados a sério, comprometendo a credibilidade da empresa e podendo resultar em grandes prejuízos no futuro.
4. Não saber o capital de giro necessário para a empresa
O capital de giro é o valor necessário para manter a empresa em funcionamento enquanto não entra recebimentos. Ou seja, trata-se do valor necessário para o pagamento de contas, de salários dos funcionários, de encargos e impostos e outras despesas, sem que o empresário tenha necessidade de recorrer a empréstimos. É um valor que deve ser medido mensalmente através do resultado dos meses anteriores, para que seja mantido atualizado, evitando que o empresário tenha de recorrer a terceiros para que sua empresa não se torne inadimplente.
5. Não manter um planejamento financeiro
A projeção de custos é um recurso para solucionar problemas de insolvência, permitindo que o empresário mantenha suas contas em dia sem recorrer a terceiros, e o planejamento financeiro é outro recurso, que pode prever as provisões de capital para o futuro, mostrando ao empresário os valores que poderá utilizar para conseguir fazer novos investimentos. Embora sejam parecidos, esses dois recursos servem para previsão de fatos diferentes, possibilitando que a empresa tenha condições de melhorar suas instalações, de providenciar recursos para melhor atendimento dos clientes e também para que a lotérica apresente-se diferente de todas as outras, atraindo mais clientes e melhorando seu movimento.
Conclusão
O empresário lotérico que não tiver uma boa gestão financeira do seu negócio, estará sempre preocupado com o que vai fazer no próximo dia, sendo impedido de crescer e de investir para conseguir melhores resultados.
porSINLOPAR
Controle financeiro – o que é essencial para sua lotérica?
O controle financeiro de uma casa lotérica, quando bem feito, pode influenciar de forma sensível o seu crescimento. Uma casa lotérica é um empreendimento que deve seguir padrões determinados pela Caixa Econômica Federal, mas, ao mesmo tempo, também é uma empresa que pode procurar meios de promover o próprio crescimento e prosperar, e isso só acontece quando o empresário lotérico mantém em dia seu controle financeiro.
O movimento financeiro diário de uma lotérica é sempre movimentado, com centenas de jogos, de pagamentos, de recebimentos, de movimentação direta de dinheiro. Como a loteria trabalha apenas com finanças, o controle financeiro deve começar pelo fluxo de caixa.
Fluxo de caixa: base do controle financeiro
O empresário lotérico tem como principal responsabilidade manter o fluxo de caixa em dia para conseguir maior controle financeiro para sua empresa e, para isso, precisa ter em mente alguns quesitos importantes, que devem ser aplicados no seu dia a dia.
1. Separar contas pessoais das contas da empresa
O controle financeiro da empresa é totalmente independente dos gastos e contas pessoais. A empresa pode ser individual, mas é algo fora da vida financeira do empresário. Contas pessoais devem ser pagas com o pró-labore e não com o dinheiro do caixa da empresa. Para o empresário, a empresa é uma coisa viva e à parte e ele, como proprietário, é o responsável pela correta separação dos valores.
2. Manter a organização financeira
Para manter a lucratividade da empresa, o empresário lotérico deve manter a organização e o controle de toda a movimentação de dinheiro, todos os dias, em sua lotérica. A desorganização e a falta de controle são extremamente prejudiciais para o crescimento da empresa.
3. Planejar os pagamentos e recebimentos
Quando o controle financeiro é mantido dentro dos padrões, o empresário não terá qualquer preocupação em fazer o pagamento de contas e de impostos, mantendo sua empresa sempre em dia com os fornecedores e com os órgãos públicos, com os empregados e com os clientes.
4. Controle financeiro com planejamento
O gerenciamento das finanças de uma casa lotérica deve seguir alguns procedimentos básicos, que devem se tornar lei para o empresário lotérico. Se você não tem conhecimentos de administração, procure fazer um curso e montar um esquema para que o seu controle financeiro esteja sempre em ordem.
Entre os quesitos que, como empresário lotérico, você deve cuidar está o planejamento das contas de sua lotérica, sabendo os números que o empreendimento está gerando e podendo aplicar o dinheiro arrecadado de forma consciente, podendo usá-lo para fazer todos os pagamentos e tendo dinheiro para investir no crescimento do negócio.
É importante também ter em mente que o controle financeiro é afetado diretamente pela qualidade na prestação de serviços. Portanto, o empresário não pode, em momento algum, deixar de lado o acompanhamento direto de seus funcionários e mantendo-se presente, para que os clientes saibam que ele, como empresário, dá valor ao trabalho que realiza.
O controle financeiro de uma lotérica deve ser feito de forma automatizada, através de um bom programa de finanças, que não obrigue o empresário a permanecer mais tempo sobre a mesa de trabalho, pensando em números e lançamentos, e sim dedicando a maior parte do seu tempo ao acompanhamento de seu empreendimento.
Além de tudo isso que já comentamos, o controle financeiro também se torna a melhor ferramenta para que o empresário possa enfrentar todos os altos e baixos da economia. O gerenciamento das finanças deve dar ao empresário meios de atravessar todos os momentos da economia, sejam eles de crise ou de crescimento.
Em resumo, o controle financeiro é o suporte do empresário lotérico. Ele é quem vai direcionar a empresa para o crescimento, quando bem feito, ou para o fracasso, quando deixado de lado.
porSINLOPAR
Quais são as vantagens de um controle financeiro eficaz?
Rentabilidade, lucro, gastos, novos investimentos, movimentação de caixa e mais uma série de processos fazem parte do financeiro de uma empresa. Para a lotérica, a qual boa parte das suas atividades, desde o pagamento de contas à premiações, se resumem ao fluxo monetário, o controle financeiro adequado é mais do que necessário para manter tudo em perfeito funcionamento.
Quando bem implementado e continuado, o controle financeiro pode proporcionar uma série de benefícios para a lotérica. O primeiro deles vem da organização, que permite ao lotérico livrar-se das preocupações de uma gestão financeira desfocada, para que consiga dedicar-se na continuidade dos processos padrões da empresa. Por outro lado, é bom ressaltar que se o controle for mal administrado, os resultados negativos serão igualmente proporcionais aos que seriam positivos.
Não é estranho encontrarmos empresas chegando em um ponto de instabilidade devido a esse tipo de inexperiência na organização financeira, portanto, é de extrema importância manter a atenção nos cálculos e números da lotérica.
Deste modo, como ferramenta que pode auxiliá-lo no controle financeiro da sua lotérica, feito de maneira eficaz, é indicado o uso de algum software de gerenciamento empresarial. Através do programa será possível manter a automação dos processos e a precisão das operações. Outro fator importante é sempre contar com os conselhos e até mesmo do serviço direto de um contador.
Os sete benefícios do controle financeiro para sua casa lotérica
- Controle sobre o gerenciamento das despesas: Não importa a empresa, gerenciar as despesas é sempre trabalhoso. Na lotérica você deverá fazer o mesmo, estando sempre atento aos detalhes. Se a administração tiver o controle financeiro, isso será uma atividade relativamente mais fácil de lidar, não importando se a despesa vem dos tributos ou do custo operacional;
- Melhorias na elaboração do fluxo de caixa: Qualquer erro no fluxo de caixa da empresa pode virar uma bola de neve no futuro. Se sua lotérica tiver o controle das finanças, utilizando do software como mencionado anteriormente, isso vai deixar de ser um problema para se tornar uma arma administrativa da empresa;
- Monitoramento das contas: A aplicação do controle financeiro permite o monitoramento de contas. Isso pode ser um conceito óbvio, mas é bom ressaltar que não estamos falando de todo o processo, mas sim de cada etapa do mesmo. Portanto, a aplicação da administração financeira permite controlar exatamente cada centavo de cada processo específico da lotérica;
- Previsão sobre faturamento: É extremamente natural fazer a previsão de faturamento, porém, se houver o controle das finanças, essa previsão será feita com precisão, o que garante uma postura mais assertiva, permitindo o desenvolvimento de estratégias para possíveis soluções de problemas resultantes dos números que aparecerão no final do mês;
- Maior controle sobre as demandas: Toda empresa, inclusive sua lotérica, possui demandas que devem ser cumpridas. Essas demandas são normalmente geradas através das necessidades dos clientes. A partir do controle financeiro será possível analisar melhor esses processos a fim de tomar melhores decisões no futuro;
- Material de estudo para processos futuros: Todas as bases de números vão se tornar material de estudo para análises. Através disso será possível ver o que funciona dentro da empresa, o que pode dar prejuízo e assim por diante. Durante as reuniões será possível tomar decisões com maior clareza sobre os fatos dispostos;
- Todo o recurso da empresa sobre controle: Com o controle financeiro todos os recursos da empresa estarão devidamente computados. Isso é muito importante, pois esse fator garante a autonomia de todos os outros benefícios mencionados anteriormente. Em outras palavras, você tem o legítimo controle das finanças da empresa.
porSINLOPAR
5 dicas para aprimorar o fluxo de caixa da sua lotérica
O fluxo de caixa é uma ferramenta utilizada por empresas para poder controlar o coeficiente financeiro do negócio. Como o nome intuitivamente indica, o fluxo representa a movimentação do montante financeiro do empreendimento.
Exemplo: Em um determinado mês foi movimentado X dinheiro na sua lotérica. Dentro desse X está o dinheiro referente aos pagamentos de contas, jogos, depósitos, retiradas e assim por diante. Durante o mesmo mês o dinheiro foi usado para pagar impostos, funcionários e outras despesas. Todos esses números, representativos da movimentação direta de dinheiro, faz parte do fluxo de caixa da sua casa lotérica.
O fluxo de caixa acaba representando muitas coisas em um empreendimento, inclusive em uma lotérica, mas o mais importante é a base de dados que é formada através desses números que estão em constante movimento. Com o fluxo é possível ser assertivo nas contas, podendo analisar qual setor é mais rentável, em qual dia da semana a empresa tem prejuízo e assim por diante.
Esses dados, quando transformados em informações, formam uma fonte de conhecimento fundamental para o planejamento da empresa. A lotérica que tem controle sobre o fluxo de caixa consegue se destacar no mercado ao solucionar os próprios problemas e ainda otimizar a qualidade dos seus serviços que já eram bons.
Em outras palavras, manter o fluxo de caixa da empresa atualizado é uma maneira mais do que eficiente para melhorar a gestão da lotérica. Vale lembrar que o fluxo não precisa ser calculado apenas no mês, dependendo da circunstância é possível analisar o valor total, durante um ano inteiro, e até mesmo o coeficiente diário da movimentação dos caixas da lotérica. Confira abaixo 5 dicas que irão de ajudar a aprimorar seu fluxo de caixa.
As 5 dicas para aprimorar o fluxo de caixa da sua unidade lotérica
- Estude o fluxo de caixa da lotérica: O primeiro passo para poder começar a trabalhar com o fluxo de caixa é começando a estudar o mesmo. Tente estudar o conceito em primeira instância, posteriormente analise o fluxo da sua própria empresa, se familiarizando com o mesmo para que no futuro o fluxo monetário da lotérica seja devidamente calculado e administrado por você;
- Instrua bem os seus colaboradores: Para o fluxo ser otimizado será necessária precisão nos cálculos de todos os setores envolvidos. Para garantir isso você pode melhorar a instrução dos seus funcionários, mostrando quais são suas funções de maneira detalhada, esclarecendo duvidas para que todos possam trabalhar normalmente, sem nenhum tipo de impasse que venha a prejudicar o fluxo da empresa;
- Use um software de gerenciamento lotérico: O fluxo de caixa, para ser utilizado da maneira adequada, necessita de precisão em todos os dados possíveis, como foi salientado anteriormente. Para garantir isso você pode ter a liberdade de utilizar um software de gestão financeira, que vai salvar relatórios e calcular com maior precisão toda movimentação financeira da sua casa lotérica;
- Solicite dicas com um contador: Se ainda lhe sobrar dúvidas e medos em relação ao trabalho com o fluxo de caixa, talvez seja uma boa ideia solicitar os conselhos de um contador. O contador é o profissional perfeito para esse tipo de trabalho, possuindo conhecimento de causa e capacitação para auxiliar sua administração através de dicas e bons conselhos sobre o aprimoramento do fluxo de caixa;
- Contrate alguém para essa função: Às vezes é preciso admitir que você não tem capacidade o suficiente para cuidar do fluxo de caixa da sua casa lotérica. Como o mais importante é manter a integridade e qualidade da empresa, talvez sua melhor solução para aprimorar o fluxo seja contratar um profissional devidamente qualificado para lidar com as finanças.