Arquivo mensal janeiro 2020

porNeimar Mariano Arruda

5 problemas comuns no fechamento de caixa

A gestão financeira de uma lotérica guarda alguns pontos críticos em relação a diversos outros tipos de negócios. Por lidarem constantemente com grandes volumes financeiros durante todo o dia, é esperado que muitas destas empresas tenham algum grau de dificuldade em administrar tantos valores, principalmente quando é realizado o fechamento de caixa.

Esta situação se torna ainda mais crítica se considerarmos o grande número de movimentações que ocorrem ao longo de uma jornada de trabalho. São centenas, milhares e até dezenas de milhares de atendimentos realizados diariamente, dependendo da lotérica.

Diante de tamanha intensidade de trabalho, surge uma importante pergunta: quais são os problemas mais comuns no fechamento de caixa? Há como reduzir sensivelmente a sua ocorrência?

Fechamento de caixa: o valor em dinheiro não bate com o valor informado no controle, e agora?

Como é de se esperar, o grande algoz em termos de fechamento de caixa em uma lotérica é, sem a menor sombra de dúvidas, a sobra ou a falta de dinheiro no ato da conferência.

Porém, embora este seja um grande problema, não podemos acreditar que ele encontra um fim em si mesmo. Ele tem as suas origens e, a seguir, vamos investigar as 5 causas mais comuns, que acabam implicando na indesejada diferença de caixa…

  1. Abandono de troco

Esta é uma causa muito comum para o erro, mas ela somente costuma explicar a diferença na hora do fechamento, quando esta é positiva, ou seja, quando sobra dinheiro. Isso ocorre porque os funcionários de uma lotérica normalmente são instruídos pelos gerentes e pelos próprios lotéricos a não dar troco a mais, devendo manter atenção máxima a isso, ainda que tenham que trocar moedas entre os caixas da própria lotérica quando houver falta de troco.

  1. Troco errado

Outro motivo muito comum para a diferença de caixa na hora do fechamento é o erro na hora de dar troco ao cliente, podendo ser em excesso ou em falta.

Sabemos que errar é humano, e muitos funcionários cometem este equívoco. Mas é preciso trabalhar para que eles não ocorram com muita frequência ou podem aniquilar a performance financeira da lotérica, ou ainda, causar graves problemas e estresse com clientes, e entre gestores e operadores de caixa.

  1. Dinheiro perdido em algum lugar

É preciso ficar atento e pode ser que tenhamos a sorte de encontrar as quantias que faltam ao redor do espaço de trabalho do caixa. É muito possível que, durante a intensa jornada de trabalho, algumas moedas e até notas caiam da bancada ou da máquina. Uma checagem final, organizando todo o ambiente de trabalho, pode ajudar a resolver uma significativa quantidade de problemas, caso as notas e moedas encontradas sejam o suficiente para sanar a diferença.

  1. Sangrias não anotadas

Este é realmente um dos maiores causadores de estresse na hora do fechamento de caixa. Sangrias de dinheiro ao longo do dia, quando não controladas devidamente, geram um estresse terrível e desnecessário entre os membros da equipe.

Existem duas soluções possíveis aqui: manter um controle rígido sobre as sangrias ou, por outro lado, implementar novas práticas sobre as sangrias e ter controle em definitivo.

  1. Erro de lançamento no controle do caixa

Também é importante considerar que o erro pode estar no lançamento no controle do caixa. Este é um fenômeno que não ocorrerá se o controle for automatizado, como no caso do uso do Sistema AGIL, mas pode ocorrer repetidas vezes se o controle for manual ou depender da intervenção humana para funcionar.

Uma solução ao alcance para a maior parte dos problemas de fechamento de caixa…

Como já adiantamos no item anterior, a solução de grande parte dos problemas que resultam em diferenças na hora do fechamento de caixa é a implantação do sistema AGIL em sua lotérica. Com ele, a sua empresa contará com a automatização de boa parte das funções operacionais e você poderá usufruir de controles completos e confiáveis para auditar qualquer aspecto relevante do seu negócio.

Para saber mais, entre em contato conosco agora mesmo. Ligue para (67) 2108-7007 ou envie-nos um email para comercial@dourasoft.com.br. 

porNeimar Mariano Arruda

Como promover um treinamento eficiente para novos funcionários

Em qualquer atividade profissional é necessário que haja constante treinamento dos funcionários. Para uma casa lotérica um treinamento eficiente também é importante, principalmente porque se trata de um estabelecimento que trabalha exclusivamente com pessoas, onde o atendimento é o principal produto oferecido.

O operador de caixa deve estar treinado e preparado para prestar o melhor atendimento, principalmente quando se trata de um novo profissional.

Vamos apresentar algumas recomendações para o lotérico prover um treinamento eficiente para novos funcionários.

1.     Treinamento eficiente sobre o público-alvo da lotérica

O lotérico, com sua experiência, já conhece bem o público-alvo de sua lotérica e deve apresentá-lo aos novos funcionários informando como agem, o que procuram e a forma como o atendimento é realizado na lotérica. O novo funcionário, quando preparado, terá mais condições de se adaptar em pouco tempo.

2.     Treinamento eficiente sobre os objetivos do operador

Cada casa lotérica possui um objetivo definido, ou seja, uma meta que deve ser perseguida todos os meses. O lotérico deve deixar claro ao operador de caixa quais são esses objetivos e o que é necessário para alcançá-lo.

3.     Treinamento eficiente com acompanhamento

Pelo menos na primeira semana de trabalho, o novo funcionário não deve permanecer sozinho em seu guichê. É necessário um acompanhamento para que ele possa se adaptar tanto ao sistema com que está trabalhando quanto ao público que estiver recepcionando.

Nunca o lotérico deve deixar um funcionário em treinamento sem acompanhamento de outro mais experiente. No primeiro dia, ele deve verificar o que é feito, acompanhando outro funcionário de mesma função para pegar o ritmo do trabalho e, em seguida, ser acompanhado para conduzir bem suas atividades.

4.     Treinamento eficiente delegando funções

O treinamento deve conter todas as demandas que cada novo funcionário terá durante seu dia de trabalho. Ele deve saber exatamente quais são suas atividades e a melhor forma de executá-las, dentro do padrão de atendimento da casa lotérica.

5.     Treinamento eficiente sobre regras

Qualquer estabelecimento comercial possui suas regras internas. O novo empregado deve ser treinado com relação a elas, possuindo todo o conhecimento para executar suas atividades. Caso a lotérica tenha um sistema informatizado, é essencial que tenha consigo o manual de instruções.

Acompanhamento individual após o treinamento

O treinamento é apenas uma etapa, quando o novo funcionário está aprendendo o serviço. No entanto, deve fazer parte da rotina do lotérico fazer o acompanhamento constante de todos os operadores de caixa e funcionários de retaguarda, verificando se enfrentam problemas e como encontram as soluções.

Com essa atitude, o lotérico deve passar mais confiança para cada um de seus subordinados, tendo a certeza de que podem executar suas tarefas e que, quando surgir algum problema mais complicado, podem contar com o apoio de seu superior hierárquico.

Colocando o treinamento em prática

O treinamento eficiente de um novo funcionário, na prática, deve seguir algumas regras, simples e básicas, para que ele tenha a necessária confiança em seus procedimentos:

  • O primeiro dia deve ser apenas de acompanhamento de um funcionário mais antigo, preferencialmente o que tenha mais experiência, para que o novo empregado saiba o que deve ser feito.
  • Se necessário, o novo funcionário poderá passar mais dias, sem exceder um máximo de 3, para anotar tudo o que precisa fazer quando assumir seu posto.
  • Nesse período, o novo operador de caixa poderá assumir o posto, acompanhado pelo mais experiente, para que todas as dúvidas sejam sanadas.
  • A partir da primeira semana, o novo funcionário deverá ficar no guichê ao lado do seu treinador, adquirindo a confiança e o conhecimento para ser liberado totalmente para o trabalho.

O treinamento eficiente do novo funcionário deve seguir essas regras básicas para que o atendimento da casa lotérica sempre tenha o melhor padrão. Além disso, o lotérico deve também implementar um sistema de gestão dinâmico e eficiente para que seus funcionários tenham mais atenção com os clientes. O sistema AGIL é o ideal para que o operador de caixa torne seu trabalho mais eficiente e produtivo.

porNeimar Mariano Arruda

Mente sã, Corpo são!

Janeiro. Mês da Conscientização sobre a saúde mental

porNeimar Mariano Arruda

Sistema de avaliação de metas: como implementar?

Para buscar sempre maior lucratividade para a empresa lotérica, o empresário pode fazer uso de um sistema de avaliação de metas.

O sistema de avaliação de metas é uma maneira de melhorar a atuação dos funcionários, fazendo com que tomem as medidas exigidas para fazer o melhor atendimento aos clientes, propiciando maiores vendas e lucratividade.

Veja, a seguir, algumas recomendações para montar o sistema de avaliação de metas:

1.     Sistema de avaliação de metas: Invista no treinamento de seus funcionários

Para melhorar o atendimento e conseguir maior lucratividade, é necessário investir no treinamento dos funcionários, criando um programa que possa ser monitorado de forma contínua e conscientizado os empregados de sua importância.

2.     Sistema de avaliação de metas: Faça um plano de avaliação de metas

O plano de avaliação de metas deve ser aplicado no curto, no médio e no longo prazo. Estabelecendo o plano de negócios, é necessário criar metas mensais, semestrais e anuais para melhorar o atendimento e conseguir aumentar a lucratividade.

3.     Sistema de avaliação de metas: Faça investimentos na estrutura da lotérica

Tudo o que envolve o cliente deve ser melhorado para que a produtividade e lucratividade tenha melhores resultados. Oferecendo bons recursos de trabalho para os funcionários e garantindo maior segurança para os clientes, a empresa terá maior fluxo e pessoas e, consequentemente maior lucro.

4.     Sistema de avaliação de metas: Faça investimentos em marketing

O marketing deve ser desenvolvido para tornar conhecida a marca da empresa e para atrair mais clientes. As campanhas devem visar sempre a informação e a captação dos clientes, através de e-mail marketing e de marketing por telefone.

5.     Sistema de avaliação de metas: Mantenha flexibilidade para suas metas

A flexibilidade nas metas irá animar os funcionários a cumpri-las, deixando que se tornem livres para, depois de atingir alguma delas possa automaticamente seguir para a próxima.

 

Sistema de avaliação de metas: a importância do ambiente de trabalho

Atingir metas estabelecidas se torna mais fácil quando o empresário lotérico se preocupa em manter um ambiente de trabalho agradável, onde os funcionários não precisam ter preocupações com controles manuais e sim com o atendimento aos clientes

Tornar as tarefas otimizadas através de um sistema de avaliação de metas traz mais segurança para os funcionários, que não precisam ter medo de errar ou de apresentar falhas no controle do dinheiro movimentado.

Um sistema de gestão informatizado para lotéricas que traz excelentes resultados é o AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, que já é utilizado por milhares de casas lotéricas.

Com o sistema AGIL, todas as operações dos caixas TFL são automatizadas, oferecendo mais tempo aos funcionários para prestar atenção nos clientes e para oferecer o melhor atendimento.

O sistema AGIL oferece ao empresário lotérico todas as ferramentas para fazer a avaliação de seus funcionários, com relatórios de cada caixa, trazendo a taxa de conversão de clientes e os dados sobre as operações de cada operador de caixa.

Com a análise dos relatórios, o empresário lotérico poderá acompanhar, inclusive em tempo real, como cada funcionário está realizando suas atividades e como está sendo a lucratividade em cada um dos guichês.

Assim, torna-se mais fácil verificar onde estão ocorrendo problemas, podendo dar mais atenção ao funcionário e investimento no treinamento e no acompanhamento para que todos possam atingir as metas estabelecidas e para que a casa lotérica tenha mais facilidade em atingir suas metas.

O controle financeiro oferecido pelo AGIL é a melhor ferramenta que o empresário lotérico pode ter em sua empresa, garantindo a integridade das informações e oferecendo condições para que o empresário possa saber exatamente o que é necessário fazer para não só manter, mas melhorar a lucratividade da empresa, investindo onde seja necessário.

Conheça o sistema AGIL, obtenha um bom sistema de avaliação de metas e faça sua casa lotérica atingir as metas estabelecidas.

porNeimar Mariano Arruda

A importância de utilizar indicadores de desempenho em sua lotérica

A análise dos indicadores de desempenho oferece ao empresário lotérico todas a informações necessárias para fazer o acompanhamento da evolução dos números que envolvem a lucratividade e a produtividade da casa lotérica.

O empresário, utilizando-se dos indicadores de desempenho, pode identificar, a qualquer momento, como anda sua situação financeira e como deverá agir para melhorar a lucratividade, dando condições de tomar as melhores decisões para fazer sua casa lotérica crescer e suplantar a concorrência.

O sistema de gestão de lotéricas AGIL, desenvolvido pela DouraSoft, oferece todos os gráficos e todos os números necessários para os indicadores de desempenho. Com a coleta de dados da cada caixa TFL, todos os dias, os indicadores de desempenho podem ser apresentados através de um simples clique do mouse, podendo ser analisados tanto na tela do computador quanto através de formulários impressos.

Como a casa lotérica é um tipo de estabelecimento que só trabalha com valores, os indicadores de desempenho só envolvem números relacionados a dinheiro, diferentemente das empresas industriais, por exemplo, onde é necessário conhecer o ritmo de produção ou insumos e matérias primas aplicadas.

Na casa loteria, um dos principais indicadores financeiros é o de lucratividade, que apresenta a porcentagem de lucro da empresa, sendo importante fazer sua análise diária, depois do fechamento do caixa.

O percentual de lucratividade é que vai mostrar se a casa lotérica está ou não gerando lucro, permitindo ao empresário lotérico identificar de forma rápida quais as causas de uma possível baixa na lucratividade e quais as medidas a tomar para que ela volte a crescer.

Lucratividade é um resultado que encontramos através da multiplicação do lucro líquido, dividido pela receita total, ou seja, aplicamos todas as deduções necessárias na receita total, como despesas e pagamentos de contas, e obtemos o lucro líquido. Depois, basta fazer a multiplicação pelo total da receita obtida no dia.

Os principais pontos para utilizar indicadores de desempenho

Entre os principais pontos de importância para utilizar os indicadores de desempenho, podemos destacar os seguintes:

  • Mostrar o desempenho geral da casa lotérica, dando ao empresário uma visão global das finanças de sua empresa, possibilitando analisar cada caixa TFL ou o conjunto dos caixas da empresa, sabendo exatamente quais os mais produtivos.
  • Os indicadores de desempenho possibilitam que a casa lotérica encontre meios de melhorar sua própria organização. Ao analisar a situação econômica da empresa, o empresário terá maior liberdade e confiança para coordenar os funcionários operadores de caixa para otimizar os resultados.
  • Entre os pontos mais importantes para analisar constantemente os indicadores de desempenho, está a identificação mais rápida de problemas dentro da empresa. Através dos números de cada caixa TFL, o empresário poderá verificar aqueles que estão sendo mais ou menos produtivos, tomando as medidas para melhorar cada vez mais a lucratividade.

Ao mesmo tempo em que servem como base para o empresário lotérico tomar as decisões, os indicadores de desempenho também possibilitam identificar as soluções para melhorar a lucratividade da casa lotérica.

O sistema AGIL, com toda a segurança, pode apresentar todos os indicadores de desempenho ao empresário, gerando condições para fazer o planejamento de sua empresa e para tomar as decisões adequadas para que a lucratividade aumente.

A casa lotérica, ao contrário do que se pode pensar, é uma atividade que pode trazer grandes possibilidades de lucro, mesmo atrelada às comissões e tarifações pagas pela Caixa Econômica Federal. Basta ao empresário tomar as atitudes necessárias para buscar as formas de lucratividade mais adequadas para a sua empresa, através dos meios apresentados pelos indicadores de desempenho e através de sua criatividade como empresário.

 

 

 

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