É de responsabilidade do gestor organizar e coordenar as atividades de uma empresa. Dependendo do tamanho da empresa ou da quantidade de processos envolvendo o seu funcionamento diário, isso acaba sendo uma tarefa de grande responsabilidade, como no caso de uma casa lotérica. Para auxiliar o desempenho da gestão administrativa existe o conceito de mapeamento de processos, que transforma tudo isso em uma aplicação mais prática e organizada para o negócio.
O mapeamento de processos consiste em estruturar as atividades de uma empresa em uma sequência lógica dentro de um grupo específico. No caso, todos os ditos processos chaves da empresa são controlados dentro de uma conjectura de chave, idealizando cada atividade dentro de um setor seguindo de seus respetivos responsáveis.
Uma maneira mais fácil de explicar é dizer que o mapeamento de processos é semelhante a uma árvore genealógica de uma família. Você tem o avô e a avó em um quadro, desse quadro nascem mais dois, representando seus filhos; dos filhos nascem mais quadros, mostrando os seus netos e assim sucessivamente. Em uma empresa o conceito é o mesmo, mas aplicado aos processos de acordo com setores, responsáveis e afins.
Os benefícios de um mapeamento de processos
- 1) Organização
O primeiro benefício de destaque do mapeamento de processos é a organização. Mesmo que no dia a dia todas as atividades estejam intercaladas, através do mapeamento o gestor terá maior facilidade para manter o controle das atividades, pois será possível identificar dentro da estrutura qual setor recorrer quando acontecer algum tipo de problema por mais específico que possa ser.
- 2) Comunicação
Outro ponto marcante do mapeamento de processos é que ele facilita a comunicação entre os setores. Isto é, ele acaba ajudando na implementação de uma estratégia de funcionamento interno e até diminuindo o custo operacional, pois a sistematização da empresa estará sob bases automatizadas.
O mapeamento de processos reflete como a empresa funciona, dá autonomia aos setores, ajuda na transposição de metas dos os funcionários e ajuda na perspectiva de criação de valor da empresa para com o cliente. Em suma, um negócio só tem a ganhar com a aplicação desse conceito administrativo.
A aplicação do mapeamento de processos
É possível aplicar o uso de um mapeamento de processos em uma casa lotérica? Pois bem, não é só possível utilizar da técnica como também é recomendado que o lotérico o faça. Como falamos no começo deste artigo, uma lotérica conta com uma grande quantidade de processos que fazem do seu funcionamento diário adequado, portanto, ao estruturar a empresa nesse conceito será mais fácil administrar e, principalmente, otimizar seus demais setores.
Três passos básicos para a organização de um mapeamento de processos:
- Estabelecer as bases: Procure entender quais são os principais setores da empresa, como eles se comunicam e para onde vão as atividades de cada um;
- Identificação dos processos: Identifique todos os processos, quais são os objetivos, como se dá o resultado, onde o cliente entra nessa história, problemas, soluções, e assim por diante;
- Documentação do processo: Com o material adquirido, comece a fazer a documentação das atividades, desse modo você estará montando o seu próprio mapeamento de processos.
A estruturação de um mapeamento de processos tende a ser mais complexa do que os três passos básicos mencionados, porém já é possível melhorar a organização da sua empresa apenas com os três passos citados. Para algo mais profundo é indicado a procura por uma estruturação de processos que combine com sua casa lotérica, assim os benefícios serão muito mais agradáveis.
