As reuniões são necessárias e inevitáveis, servindo para discutir projetos, iniciativas, metas, fornecer feedbacks, etc., mas algumas se tornam infindáveis, improdutivas, fazendo com que as pessoas sintam que estão perdendo tempo.

Grande parte das reuniões acaba se tornando chatas, ocupando mais tempo do que deveriam e não rendendo o que precisavam. E, por que isso?

Isso acontece em virtude de diversos fatos, como a vontade do chefe em ficar falando, os participantes não responderem objetivamente, etc., etc. No entanto, para fazer uma reunião se tornar produtiva e, principalmente, curta o suficiente para não prejudicar outras atividades, basta adotar algumas práticas na hora de organizar e fazer essas reuniões.

Em primeiro lugar, é preciso fazer reuniões apenas quando for necessário. Isso é básico. Para que marcar uma reunião a cada dois ou três dias, se não há qualquer assunto importante a tratar?

O empresário lotérico precisa, sim, fazer algumas reuniões com seus funcionários, mas deve, antes, adotar algumas medidas para que elas sejam produtivas:

Reunir o grupo necessário

A reunião deve ser feita apenas com as pessoas interessadas. Vamos dizer que a loteria tenha o grupo de operadores de caixa e um pessoal administrativo e de limpeza. Se o assunto interessa aos operadores de caixa, a reunião deve ser com eles, para tratar os assuntos específicos desse grupo. Caso seja necessária uma reunião com o pessoal administrativo e de limpeza, somente esses deverão participar. Pessoas que não têm assuntos a serem discutidos em qualquer reunião só irão ocupar espaço e perder tempo, ficando a ouvir assuntos que não lhes interessam.

Falar direto sobre o assunto

Entender que uma reunião está ocupando tempo do dia de trabalho é importante para que ela seja rápida, concisa e que se possa ir direto ao ponto, ou seja, não deixar que conversas paralelas aconteçam. Antes de qualquer reunião, é preciso saber o assunto mais importante a tratar e ser objetivo com relação a ele. Se o assunto é um novo produto que será lançado pela loteria, mostrar o produto, instruir os operadores de caixa sobre seu funcionamento, verificar se tudo foi entendido, fazer um teste com um ou dois participantes, e finalizar a reunião.

Delegar responsabilidades

Se uma reunião é marcada para alguma ação que deva ser feita, o empresário lotérico deve atribuir a responsabilidade de forma direta a um funcionário, informando o que deve ser feito e como os outros devem receber a informação. Nada de ficar enrolando ou deixar que as coisas aconteçam. É necessário lembrar que a reunião está ocupando um espaço de tempo que poderia ser útil para qualquer outra coisa para não ficar parecendo uma reunião criada para marcar outra reunião.

Olhos nos olhos

A reunião precisa ser direta e objetiva, como já dissemos. Não é necessário apresentar papéis, fazer uma apresentação no computador ou qualquer outra alternativa que só é feita na tentativa de elevar o nível. Falar direto com as pessoas, olhos nos olhos, é muito mais produtivo do que mostrar gráficos ou passar documentos. Se está sendo uma reunião para mostrar que a meta foi atingida, parabenizar todos os que conseguiram e estabelecer novas metas, ou seja, novamente: direto ao ponto.

Uma reunião deve ser rápida, produtiva e eficaz. Essas medidas apresentadas são práticas e simples e podem trazer resultados mais efetivos do que uma longa reunião de uma hora, onde todos ficam bocejando e torcendo para que acabe logo. Quando se trata de reuniões, é preciso ter em mente que o menos é sempre mais.

Para ter uma reunião rápida e produtiva, basta fazer uma pauta, verificar o que precisa ser discutido, reunir o grupo, definir o que deve ser definido e fim.